Veelgestelde vragen over aanleveren van gegevens

1. Aan wie mag ik mijn login-gegevens verstrekken?

U bent hier vrij in. Het beheer van uw login-gegevens valt onder uw eigen verantwoordelijkheid. Als u gebruikmaakt van een administratiekantoor, kunt u ervoor kiezen uw login-gegevens aan hen door te geven. Problemen met inloggen als werkgever? Bij Downloads vindt u een instructie Inloggen.

2. Hoe kan ik na het inloggen mijn gegevens aanpassen?

• Werkgevers: kies na het inloggen voor het aanleveren van gegevens voor 'Mijn gegevens bekijken en bewerken' om uw contactgegevens aan te passen. Let op: het vestigingsadres van werkgevers kan niet online aangepast worden. Dit kan alleen schriftelijk met een kopie van het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
• Werknemers: kies na het inloggen 'Persoonlijke gegevens'. Daar kunt u uw e-mailadres, uw wachtwoord en/of hinttekst wijzigen. Hinttekst (vraag en antwoord) hebt u nodig als u uw wachtwoord wilt opvragen als u dit kwijt bent.

3. Ik kan niet inloggen, wat moet ik doen?

• Wilt u inloggen als werkgever? Bij Downloads vindt u een instructie Inloggen.
• Administratiekantoren (boekhouders, accountants) kunnen niet inloggen op deze website met de gebruikersnaam en het wachtwoord van het ak-portaal. 
• Als u via 'Inloggen' naar het inlogscherm gaat, staan daar invulvelden voor de gebruikersnaam en het wachtwoord.  
• De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig. Controleer of u de gebruikersnaam en het wachtwoord juist heeft ingevoerd.
• Als u vijf keer zonder succes hebt ingelogd, wordt uw wachtwoord geblokkeerd. Neem in dit geval contact op met het pensioenfonds via Contact. Dan krijgt u een nieuw wachtwoord toegestuurd.
• Uw gebruikersnaam om in te loggen hebt u via de post van uw pensioenfonds ontvangen. Meestal is dit gelijk aan uw relatienummer. Hebt u deze gegevens niet (meer)? En bent u werknemer en bouwt u pensioen op bij het pensioenfonds? Vraag dit dan op via Contact.  

4. Waar vind ik uitleg over het werknemersoverzicht, Multi PLO, inloggen en bestanden aanleveren?

Uitleg over het werknemersoverzicht, Multi PLO, inloggen en bestanden aanleveren vindt u bij de instructies via Downloads.

5. De site gaf een foutmelding tijdens het doorvoeren van een mutatie, wat nu?

Als u nog niet op de knop versturen hebt gedrukt, is uw mutatie niet doorgegeven. Wilt u deze gegevens nogmaals invullen? Mocht dit probleem zich vaker voor doen, dan kunt u contact opnemen met het Klant Contact Center.

6. Hoe moet ik loon opgeven als het gaat om een eindafrekening of vakantiegeld?

Een nabetaling of vakantiegeld dat premieplichtig loon vormt, moet worden opgegeven bij het laatste loontijdvak tot en met de datum uitdiensttreding. De PLO over dit tijdvak moet dan opnieuw worden aangeleverd als correctie inclusief nabetaling vakantiegeld, gewerkte dagen, uren, enzovoort.

7. Hoe moet ik mijn correcties op in- en uitdienstdatums doorgeven?

Via het reactieformulier bij Contact kunt u correcties MDV aan ons doorgeven. Een correctie PLO kunt u online doorgeven via Mijn werkgevergegevens .

8. De gegevensaanlevering van ons bedrijf wordt door een administratiekantoor (boekhouder, accountant) gedaan. Hoe geef ik dit door aan het pensioenfonds?

Met het reactieformulier bij Contact geeft u aan het pensioenfonds door dat u gebruik maakt van een administratiekantoor voor de gegevensaanlevering. Vermeld hierbij het aansluitnummer van uw bedrijf.

9. Het administratiekantoor (boekhouder, accountant) dat voor ons bedrijf de gegevensaanlevering doet, is verhuisd. Hoe geef ik dit door aan het pensioenfonds?

Met het reactieformulier bij Contact geeft u aan het pensioenfonds door dat uw administratiekantoor is verhuisd.  Vermeld hierbij het inzendnummer van uw administratiekantoor. Levert het administratiekantoor bestanden met gegevens aan via het eigen ak-portaal? Dan kan het administratiekantoor de adreswijziging doorgeven via www.ak-portaal.nl. 

10. Op welke manieren kan het administratiekantoor (boekhouder, accountant) dat voor ons bedrijf de gegevensaanlevering doet, de gegevens aanleveren?

Het administratiekantoor kan nog steeds gemachtigd zijn/worden om gegevens online aan te leveren via Mijn werkgeversgegevens op deze website. Daarvoor geeft u uw gebruikersnaam en wachtwoord aan het administratiekantoor door. 

Verder kan het administratiekantoor via het ak-portaal (www.ak-portaal.nl) bestanden met werknemersgegevens voor u doorgeven, en wijzigingen bij het administratiekantoor zelf (adres, contactpersoon). Hiervoor heeft het administratiekantoor een eigen gebruikersnaam en wachtwoord gekregen. Als dit niet is ontvangen, kan het administratiekantoor dit aanvragen via e-mail: inzenderadministratie@achmea.nl.

11. Mijn werknemer is inmiddels uit dienst. Hoe lever ik nu een PLO aan?

Een PLO van een werknemer die al uit dienst is, kunt u online aanleveren via Mijn werkgeversgegevens.

12. Moet ik ook een PLO insturen voor een werknemer die een loonperiode niet gewerkt heeft?

Loongegevens levert u periodiek aan, ook als er niets in de gegevens gewijzigd is. De reden daarvoor is dat niet zonder meer mag worden aangenomen dat de gegevens van de vorige periode ook van toepassing zijn op de nieuwe periode. U kunt in dit geval een 0-opgave aanleveren (SV-loon 0, BTER- loon 0, SV dagen 0, uren 0,00).

13. Waar kan ik met vragen terecht?

U kunt contact opnemen met het Klant Contact Center, via het reactieformulier bij Contact, of telefonisch.

Waar kan ik zien wat ik gemuteerd heb?

Na het doorvoeren van een mutatie kunt u dit niet meer zien. Het is dus handig om het controlescherm af te drukken om een exemplaar hiervan in uw administratie bij te houden. Na het aanmelden van een werknemer duurt het één dag voordat de werknemer zichtbaar is in het overzicht.

15. Wat is de aanlevertermijn voor een MDV of PLO?

Een MDV moet uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na het intreden aangemeld worden. Maar als u eerder een PLO aanlevert, moet de MDV tegelijk mee aangeleverd worden. Een PLO moet binnen 14 kalenderdagen na het verstrijken van het loontijdvak bij ons bekend zijn.

16. Wat moet ik doen als het contract van mijn werknemer verlengd wordt?

In principe hoeft u niks te doen. Als de verlenging ook een wijziging in de arbeidsvoorwaarden inhoudt, dan moet u dit wel doorgeven. U kunt dit via de site simpel en snel doorgeven. U selecteert de werknemer in het werknemersoverzicht door op het pijltje in de kolom 'Bewerk' te klikken. Vervolgens kiest u voor de optie 'Wijzigen'. U kunt nu de wijziging doorgeven.

17. Wat moet ik doen als mijn werknemer een verandering in zijn arbeidsvoorwaarden heeft?

U kunt dit via de site simpel en snel doorgeven. U selecteert de werknemer in het werknemersoverzicht door op het pijltje in de kolom 'Bewerk' te drukken. Vervolgens kiest u voor de optie 'Wijzigen'. U kunt nu de wijziging doorgeven.

18. Wat moet ik doen als mijn werknemer nog geen burgerservicenummer heeft?

U kunt de werknemer pas aanmelden zodra deze een burgerservicenummer heeft. Als de werknemer toch bij u werkt zonder burgerservicenummer, kunt u dit schriftelijk aan ons doorgeven.

19. Wat moet ik doen met de beveiligingswaarschuwing als ik inlog?

U krijgt deze melding vanuit uw besturingssysteem omdat u gaat inloggen op een beveiligde omgeving. Als antwoord op de vraag 'Wilt u doorgaan?' klikt u op 'Ja'.

20. Wat te doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

U kunt uw wachtwoord opnieuw instellen als u het antwoord op uw hintvraag nog weet. Drukt u in het login-scherm op de knop wachtwoord, dan wordt u hierbij geholpen. U kunt ook contact opnemen met het Klant Contact Center, via het reactieformulier bij Contact, of telefonisch.

21. Welk e-mail adres heb ik ingevoerd?

U kunt dit zelf op de site bekijken en wijzigen. Na inloggen klikt u op de link 'Persoonlijke gegevens wijzigen'. Daarna moet u op 'Contactgegevens wijzigen' klikken. Als u dan op 'Verder' klikt, ziet u uw e-mailadres staan.

22. Ik heb een nabetaling gedaan. Hoe moet ik dit opgeven?

U moet de laatst opgegeven loonperiode als correctie opnieuw aanleveren inclusief de nabetaling. Het is namelijk niet mogelijk om een nabetaling zonder opgave van dagen en uren te verwerken. Omdat deze opgave uw eerdere opgave overschrijft, moet u naast de nabetaling ook opnieuw het verdiende loon in die periode opgeven.

23. Ik heb een terugkoppelingbericht ontvangen. Waarom?

Op de door u aangeleverde gegevens vinden een aantal controles plaats. Als blijkt dat de door u aangeleverde gegevens niet automatisch door ons verwerkt kunnen worden, vindt er een terugkoppeling plaats. Hierin wordt aangegeven waarom wij de gegevens niet konden verwerken. Bijvoorbeeld omdat het aantal uren niet is opgegeven. U moet dan reageren op deze terugkoppeling om uw gegevens alsnog te laten verwerken. Mocht de terugkoppeling voor u niet duidelijk zijn, dan kunt u hierover contact opnemen met het Klant Contact Center, via het reactieformulier bij Contact, of telefonisch.

24. Mijn werknemer zit in de WAO/WIA. Moet ik toch een PLO aanleveren?

Ja, zolang er een dienstverband bestaat, moet u een PLO aanleveren over de daadwerkelijk gewerkte uren. Als een werknemers in de periode niet gewerkt heeft, moet u een 0-opgave (SV-loon 0, BTER-loon 0, SV-dagen 0, uren 0,00) aanleveren.

25. Moet ik loon uit overwerk en overwerkuren opgeven?

Loon uit overwerk moet worden opgegeven, overwerkuren niet.

26. Moet ik voor een oproepkracht die in een loontijdvak niet opgeroepen is en geen loon heeft ontvangen, een PLO aanleveren?

Ja, ter voorkoming van een ambtshalve vaststelling moet u een PLO met een 0-opgave (SV-loon 0, BTER-loon 0, SV-dagen 0, uren 0,00) inzenden.

27. Vallen toeslagen, overwerk, vakantiegeld, eindejaarsuitkering et cetera ook onder het loon BTER?

Ja, deze componenten behoren ook tot het loon en dienen bij het BTER-loon opgeteld te worden. Alleen kostenvergoedingen die verband houden met de beroepsuitoefening (bijv. reiskosten, telefoon) vallen niet onder het loonbegrip (tot fiscaal maximum).

28. Waarom moet ik voor werknemers die 21 jaar worden over de maand waarin dat gebeurt een gesplitste PLO aanleveren?

Pensioen wordt berekend vanaf de eerste dag dat iemand 21 jaar is geworden. Vandaar dat u over de maand waarin de verjaardag plaatsvindt een gesplitste opgave moet aanleveren.

29. Welke gegevens moet ik verplicht aanleveren met een PLO-opgave?

Naast het BTER-loon en het SV-loon moet u ook het aantal gewerkte SV-dagen en uren in de betreffende periode aanleveren. Zonder deze gegevens kan uw opgave niet worden verwerkt.